Wenn mehrere Autoren(gruppen) ein komplexes und umfangreiches Zieldokument erarbeiten, kommt es leicht zu Kollisionen und Reibungsverlusten. Wie also lässt sich die gemeinsame Arbeit entflechten?
Szenario 4
Wenn mehrere Autoren(gruppen) ein komplexes und umfangreiches Zieldokument erarbeiten, kommt es leicht zu Kollisionen und Reibungsverlusten. Wie also lässt sich die gemeinsame Arbeit entflechten?
Entflechtung
Das gemeinsame Finden von Lösungen ist meist überaus gewinnbringend. Nicht selten sollen die Ergebnisse der Gruppenarbeit jedoch in einem einzigen Dokument zusammenfließen.
Denken wir beispielsweise an folgende Situationen:
Planung der Durchführung einer groß angelegten Umfrage über die Lebensgewohnheiten der Bevölkerung. Inklusive Datenerhebung und Auswertung.
Erstellung eines Gutachtens über die aktuelle Situation eines mittelständischen Betriebs, und Erarbeitung mittelfristiger Zielsetzungen und Maßnahmen für ihrer Umsetzung. Einschließlich Marktanalysen mit Umfragen bei potentiellen Kunden. Inkl. Datenerhebung und Auswertung.
Planung einer komplexen Studie mit praktischer Datenerhebung.
Hier kommt es leicht zu unerwünschten Nebenwirkungen: Änderungen mehrerer Autoren beeinflussen sich gegenseitig, gewünschte Redundanzen in mehreren Dokumentenabschnitten erschweren den Überblick, die Trennung inhaltlicher Verantwortlichkeit von der Autorenschaft führt zu Fehlformulierungen.
Der Nutzen ist auch hier vielfältig:
Die Qualität der Ergebnisse steigt durch (a) die klare Strukturierung der fachlichen Inhalte, (b) die Definition entsprechender Zuständigkeiten und (c) die Entfernung von Redundanzen, kombiniert mit der Anwendung von Automatisierung für die Erzeugung der Enddokumente. Die Verwendung von Bausteinen vermeidet Fehler.
Inkonsistente Zustände werden verhindert (höhere Robustheit des Prozesses).
Die dezentrale aber dennoch im Bewusstsein des Ganzen laufende Zusammenarbeit erspart Zeit, die bisher für aufwendige Änderungsdurchführung verbraucht wurde (Pflege von Redundanzstellen).
Die Entflechtung an sich erleichtert Anpassungen und steigert damit die Agilität. Auch die Verwendung vordefinierter Bausteine erhöht die Agilität des Prozesses und spart außerdem Arbeitszeit: Die Anpassung an neue Erfordernisse ist durch die Verwendung von Bausteinen einfach und zentral durchführbar.
Häufig schafft eine Entflechtung der Dokumente Abhilfe und beschleunigt und stabilisiert die Arbeit. Dazu wird der Inhalt des Zieldokuments auf mehrere dezentrale Dokumente verteilt, deren Inhalt mit Hilfe der IT im Detail miteinander verknüpft wird. So arbeiten die Beteiligten nach der Entflechtung zwar dezentral, aber dennoch im Bewusstsein des Ganzen. Erst am Ende eines Projekts entsteht auf Knopfdruck ein Zieldokument. Dieses kann auch redundante Abschnitte enthalten; sie sind jedoch faktisch völlig unschädlich, weil sie nie manuell geändert werden.
Im Rahmen einer Entflechtung werden eine informationszentrierte Prozessanalyse durchgeführt und Bausteine und Zusammenhänge identifiziert und im IT-System abgebildet.
Sind Sie an weiteren Details interessiert? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Wir freuen uns auf Sie.